Wie is Infradock en wat doen we?
Infradock levert een samenwerkplatform waar infra netbeheerders, gemeenten en aannemers op kunnen aansluiten om efficiënter en effectiever te kunnen (samen)werken in de planning, voorbereiding en uitvoering van projecten.
Om dit samenwerkplatform te kunnen faciliteren, verwerkt Infradock gegevens van medewerkers, zakelijke contacten en klanten. Infradock vindt bescherming van persoonsgegevens, dus uw privacy belangrijk. Daarom worden persoonsgegevens zorgvuldig en goed beveiligd verwerkt.
Infradock is gebonden aan wet en regelgeving ten aanzien van privacy, o.a. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wat zijn persoonsgegevens en wat houdt het verwerken van persoonsgegevens in?
Een persoonsgegeven is een gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon. Voorbeelden zijn: een naam, adres, EAN-code van een elektriciteits- of gasaansluiting, en de daarbij horende verbruiksgegevens.
Daarnaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens. Dat zijn gevoelige gegevens die extra beschermd moeten worden. Voorbeelden zijn genetische gegevens, biometrische gegevens of gegevens over gezondheid. Infradock verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.
Het verwerken van persoonsgegevens omvat alles wat je met persoonsgegevens kunt doen. Dat betekent:
- Verzamelen, opslaan, ordenen, corrigeren, doorgeven aan een andere afdeling of een andere partij.
- Opvragen, raadplegen, met elkaar in verband brengen, afschermen, archiveren en verwijderen uit de administratie.
Binnen Infradock kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor hun taak, en door gebruikers van het platform die samenwerken aan een project waarvan de gegevens binnen Infradock worden bijgehouden. Infradock medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht, evenals de medewerkers van de in projecten samenwerkende partijen. Als zij gegevens voor een ander doel willen gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt worden, dan kan dat alleen als beide doelen heel nauw samenhangen.
Waarom verwerkt Infradock persoonsgegevens?
In sommige gevallen is het noodzakelijk persoonsgegevens te verwerken om de taken als samenwerkplatform-leverancier te kunnen uitvoeren, namelijk:
- Voor het onderhouden van contact met onze zakelijke relaties.
- Voor het afhandelen van klachten en beantwoorden van vragen.
- Voor het ontwerpen, realiseren, testen, in productie zetten, het aanbieden en in gebruik nemen van software die nodig is om de samenwerking functionaliteit te leveren aan de in projecten samenwerkende partijen.
- Voor het ondersteunen van projecten waarin medewerkers van samenwerkende partijen taken kunnen aanmaken, plannen, uitvoeren, toewijzen, goedkeuren en delegeren.
- Voor het factureren en incasseren van rekeningen.
- Om de aanvraag voor een nieuwe aansluiting te kunnen verwerken (via mijnaansluiting.nl).
- Om boven- en ondergrondse installaties te kunnen registreren en de inrichting van de gas- en elektriciteitsnetwerken te kunnen documenteren voor aanlegwerkzaamheden, onderhoud en het verhelpen van storingen.
- Voor het doen van klanttevredenheidsonderzoeken over onze (online) dienstverlening (bijvoorbeeld via onze websites) om deze te verbeteren.
- Om de verplichte ondersteuning te kunnen bieden bij fraude- en strafrechtelijk onderzoek.
- Voor het doen van wetenschappelijk en statistisch onderzoek.
- Om innovatieprojecten van Infradock te kunnen ondersteunen.
- Om trainingen en opleidingen te kunnen geven.
- Om certificeringen uit te voeren.
- Voor het doen van debiteuren-, crediteuren- en accountantscontroles.
- Voor sollicitanten en medewerkers, het aangaan van een arbeidsovereenkomst, de salarisadministratie, de opgave van de loonbelastingverplichtingen aan de Belastingdienst, de toegangsbeveiliging, de rittencontrole, opbouw van pensioenrechten, de verzuimregistratie en andere verwerkingen in het kader van de personeelsadministratie voor medewerkers.
- Voor het inhuren van tijdelijke arbeidskrachten.
- Voor het voldoen aan onze overige wettelijke verplichtingen.
Welke persoonsgegevens verwerkt Infradock?
Infradock heeft de persoonsgegevens die u zelf aan Infradock hebt verstrekt omdat u gebruik maakt van de diensten en/of producten van Infradock of doordat Infradock openbare bronnen raadpleegt.
Daarnaast worden ook gegevens van klanten van afnemers van de diensten van Infradock verwerkt, zoals aansluitgegevens.
Ook verwerkt Infradock persoonsgegevens van medewerkers en sollicitanten, inclusief de gegevens van een assessment of screening. Infradock verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.
Hoe lang bewaart Infradock persoonsgegevens?
Er is voor persoonsgegevens geen wettelijk bewaartermijn opgenomen in de AVG. Hoe lang Infradock persoonsgegevens bewaart, is afhankelijk van de reden waarvoor wij de gegevens hebben gekregen en verwerken. Infradock heeft het volgende beleid ontwikkeld:
- Hebt u contact gezocht met Infradock maar bent u geen klant, dan bewaren we uw gegevens maximaal zes maanden.
- Bent u klant dan bewaart Infradock uw gegevens zo lang het contract duurt.
- Bent u geen klant meer, dan bewaren we uw gegevens maximaal twee jaar nadat u geen klant meer bent.
- Bent u een sollicitant, dan bewaren wij de gegevens tot maximaal vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure.
- Geeft u toestemming voor het bewaren van uw gegevens, dan bewaren wij deze gegevens maximaal twaalf maanden.
- Zijn er persoonsgegevens nodig omdat er een (mogelijk) (buiten) gerechtelijke procedure is, dan kan Infradock de gegevens langer bewaren, namelijk zo lang als nodig is voor de procedure en maximaal twintig jaar.
- Zijn het persoonsgegevens van contactpersonen van bedrijven of organisaties dan bewaart Infradock die zolang die personen contactpersoon zijn.
- Zijn het persoonsgegevens van medewerkers, dan bewaart Infradock die zolang de arbeidsovereenkomst duurt en twee jaar na einde dienstverband.
- Persoonsgegevens die nodig zijn om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht van de belastingdienst, bewaren we tot zeven jaar na einde (klant)relatie en medewerker.
Aan wie verstrekt Infradock persoonsgegevens?
Infradock verstrekt indien noodzakelijk persoonsgegevens aan externe partijen en onderscheidt daarbij ontvangers, verwerkers en derden die geen verwerker zijn.
Ontvangers
Uw persoonsgegevens kunnen tussen de afdelingen van Infradock worden uitgewisseld. Echter, dit kan alleen als hiervoor een grondslag of reden is en wanneer dit aansluit bij het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Infradock onderscheidt de volgende categorieën ontvangers:
- Andere afdelingen binnen Infradock;
- Dienstverleners voor Infradock;
- Leveranciers en Onafhankelijke Dienstaanbieders;
- Opsporingsdiensten;
- Overheidsorganisaties.
Verwerkers
Verwerkers zijn partijen die van ons een opdracht krijgen om bepaalde werkzaamheden voor ons uit te voeren. In dat geval is die derde partij een dienstverlener en tegelijkertijd een verwerker. Infradock sluit met die verwerker een contract en spreekt daarin af dat de verwerker maatregelen neemt om uw persoonsgegevens veilig te verwerken en alleen voor het doel waarvoor deze partij de gegevens krijgt. Verwerkers voor Infradock zijn bijvoorbeeld IT-dienstverleners, inhuur intermediairs en/of het salarisadministratiekantoor.
Verstrekking aan partijen die geen verwerker zijn (derden)
Infradock geeft uw persoonsgegevens alleen aan derden als er een wettelijke verplichting is om die gegevens te verstrekken of als u daar toestemming voor geeft. Heeft Infradock die toestemming voor het doorgeven van uw persoonsgegevens van u gekregen, dan is Infradock niet verantwoordelijk voor de verdere verwerking van die gegevens.
Wat zijn uw rechten?
Personen van wie Infradock persoonsgegevens verwerkt, ook wel betrokkenen genoemd, hebben rechten als het gaat om de persoonsgegevens die Infradock van die personen verwerkt.
Recht op inzage
Als betrokkene hebt u recht op inzage in uw eigen persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens van u worden verwerkt en voor welke doelen die gegevens worden gebruikt.
Recht op correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens
Als betrokkene hebt u het recht om uw persoonsgegevens te laten verbeteren als gegevens onjuist zijn. U kunt ook een verzoek doen aan Infradock om uw gegevens te verwijderen.
Recht van verzet of bezwaar tegen de verwerking
Als betrokkene heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. Dat recht betekent niet automatisch dat uw gegevens niet verder verwerkt mogen worden. Zijn uw gegevens noodzakelijk voor een taak van algemeen belang of voor een gerechtvaardigd belang van de organisatie, dan kan het zijn dat de gegevens toch verwerkt mogen worden. U kunt uw bezwaar kosteloos kenbaar maken.
Recht op beperking van gebruik
Als betrokkene kunt een verzoek tot beperking van een verwerking doen. De gegevens blijven dan opgeslagen maar worden in principe verder niet gebruikt. Het verzoek tot beperking kunt u ook doen als u wacht op een controle van uw gegevens of op een antwoord op uw verzet/bezwaar/protest tegen het gebruik.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U kunt Infradock vragen om de gegevens die Infradock van u heeft zelf (elektronisch) te ontvangen. Verder kunt u Infradock als verantwoordelijke vragen deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid geldt alleen voor persoonsgegevens die zijn verzameld omdat u toestemming hebt gegeven of als ze nodig zijn voor een overeenkomst.
Recht van verzet tegen profilering
Profilering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Aan de hand van persoonsgegevens worden bepaalde persoonlijke aspecten geëvalueerd. De bedoeling hiervan is om bijvoorbeeld persoonlijke voorkeuren, interesses en bezoekersgedrag van een website te analyseren of te voorspellen. Infradock neemt geen geautomatiseerde besluiten op basis van profilering.
Wilt u gebruik maken van deze rechten?
U kunt Infradock hiervoor een verzoek sturen. We reageren hier binnen vier weken op. Dit verzoek kunt u doen via per e-mail of per brief. Stuur het verzoek aan Infradock o.v.v. ‘Privacy’ via privacy@infradock.net of schriftelijk naar Infradock B.V. , afdeling Privacy, Aert van Nesstraat 45 3012 CA Rotterdam | Postbus 49, 3000 AA Rotterdam.
Wilt u in het verzoek zoveel mogelijk specificeren om welke persoonsgegevens het verzoek gaat. Vermeld ook uw naam, adres en telefoonnummer. Een verzoek is in beginsel kosteloos, tenzij u ongegronde of buitensporige en/of veelvuldige verzoeken doet.
NB: Er zijn uitzonderingen mogelijk waardoor Infradock niet aan een verzoek tegemoet kan komen. Als dit het geval is, dan lichten we dit toe.
Wat moet er gebeuren als er een datalek is?
Infradock neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, verlies, misbruik, vervalsing, ongeoorloofde toegang of verspreiding of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Als dit toch gebeurt, dan kan er sprake zijn van een datalek.
Infradock houdt zich aan de Meldplicht Datalekken en vindt het belangrijk dat uw gegevens veilig zijn. Mocht het zo zijn dat gegevens bijvoorbeeld zijn kwijtgeraakt of toegankelijk zijn waar dit niet zou moeten, wilt u ons dan zo snel mogelijk informeren zodat wij contact kunnen opnemen met de betrokkenen en de toezichthouder hierover kunnen informeren?
Dit kan via privacy@infradock.net.
Om contact met u te kunnen opnemen, vragen wij u in de e-mail uw naam, uw telefoonnummer en een korte omschrijving van het datalek aan te geven. Zodra de mail is ontvangen, nemen wij contact op. Op basis daarvan neemt Infradock maatregelen.
Contact opnemen met Infradock voor vragen en klachten
Bij vragen en/of klachten met betrekking tot persoonsgegevens, kunt u ons bereiken via: privacy@infradock.net onder vermelding van ‘Privacy’.
U kunt ook rechtstreeks bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht indienen. Dat kan via het klachtenformulier op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens of schriftelijk aan de Autoriteit Persoonsgegevens, postbus 93374, 2509 AJ Den Haag of telefonisch via het nummer 088-1805259.
Wijzigen van het privacy statement
Infradock behoudt zich het recht voor dit privacy statement te wijzigen. De meest actuele versie [11 mei 2023] staat op de website van Infradock. Aanleiding voor wijzigingen kan een wetswijziging zijn, maar ook veranderingen in de manier waarop Infradock persoonsgegevens verwerkt.